OMA HÄME -VIESTINTÄSUUNNITELMA Käsitelty ohjausryhmässä Hyvää ja avointa yhteistyötä. Yhteinen uudistus, yhteinen viestintä.

Transkriptio

1 OMA HÄME -VIESTINTÄSUUNNITELMA Käsitelty ohjausryhmässä Hyvää ja avointa yhteistyötä. Yhteinen uudistus, yhteinen viestintä.

2 Sisältö 1. Viestintä sote- ja maakuntauudistuksen valmistelun tukena Viestinnän tavoitteet Viestinnän periaatteet Viestinnän kohderyhmät Viestinnän keinot ja kanavat Vastuut ja roolit Tunnistetut riskit ja niiden hallinta

3 1. Viestintä sote- ja maakuntauudistuksen valmistelun tukena Sote- ja maakuntauudistus on yksi Suomen historian suurimpia hallinnon ja toimintatapojen uudistuksia. Muutos koskettaa valtakunnallisesti jokaisen kansalaisen palveluja ja noin ihmisten työtä. Sote-uudistuksessa vastuu sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisestä siirtyy Kanta-Hämeen kunnilta maakunnalle. Samalla kuntien ja kuntayhtymien sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstö siirtyy maakunnan palvelukseen. Maakuntauudistuksessa maakunnan alaisuuteen kootaan muun muassa aluekehittämiseen, työ- ja elinkeinopalvelujen järjestämiseen, maakuntakaavoitukseen, liikennejärjestelmäsuunnitteluun, maatalouteen ja maaseudun kehittämiseen, vesivaroihin ja vesiensuojeluun sekä pelastustoimeen liittyviä tehtäviä, jotka nykyisin kuuluvat kunnille, maakunnan liitolle, aluehallintovirastolle, ELY-keskuksille tai TE-toimistolle. Sote- ja maakuntauudistuksen valmistelu edellyttää luotettavaa, nopeaa, oikea-aikaista ja monikanavaista asukkaiden, henkilöstön ja eri sidosryhmien tiedon tarpeisiin vastaavaa viestintää ja vuorovaikutusta. Kanta-Hämeessä sote- ja maakuntauudistuksen viestintä asukkaille sekä mukana olevien organisaatioiden henkilöstölle, asiakkaille ja sidosryhmille on koottu Oma Häme -kokonaisuuden alle. 2. Viestinnän tavoitteet Oma Häme -viestintä tukee maakunnallista muutosjohtamista viestinnän keinoin antaa mukana olevien organisaatioiden henkilöstölle tietoa uudistuksen tavoitteista ja vaikutuksista sekä tukee henkilöstön jaksamista avoimella tiedonkululla ja vuorovaikutuksella varmistaa ajantasaisen tiedon muutoksista ja niiden vaikutuksista maakunnan asukkaille sekä mukana olevien organisaatioiden asiakkaille ja sidosryhmille varmistaa sen, että maakunnan media löytää helposti ajankohtaista tietoa Kanta-Hämeen sote- ja maakuntauudistuksesta ja sen vastuuhenkilöistä. 2

4 3. Viestinnän periaatteet Avoimuus Tavoite: Oma Hämeen viestintä tukee asukkaiden, henkilöstön, asiakkaiden ja sidosryhmien osallistumista sote- ja maakuntauudistuksen valmisteluun, vahvistaa mielikuvia siitä, että kaikkia osapuolia kuunnellaan ja lisää luottamusta, kiinnostusta ja motivaatiota muutosta kohtaan. Oma Häme tiedottaa valmistelun etenemisestä asukkaille, henkilöstölle, asiakkaille ja sidosryhmille läpinäkyvästi ja tietoa panttaamatta. Henkilöstön edustajat otetaan mukaan viestinnän ja vuorovaikutuksen suunnitteluun. Oma Hämeen viestintä toimii yhteistyössä muutoksessa mukana olevien organisaatioiden viestijöiden kanssa viestintäverkostona. Valmistelutyössä syntyy myös materiaalia ja aineistoja, joista ei niiden keskeneräisyyden tai muun syyn vuoksi heti laiteta Oma Häme -nettisivulle ja tiedoteta julkisesti. Näille materiaaleille sovitaan tallennuspaikat, jotka ovat kaikkien niiden tiedossa ja käytössä, jotka niitä valmistelutyössä tarvitsevat. Erikseen sovitaan kunkin valmistelumateriaalin ja -aineiston julkisuudesta ja julkistamisesta. Viestintä on selkeää. Kokousaineistot ja muu materiaali toimitetaan selkeäkieliseksi, olennaiset asiat kertoviksi uutisiksi ja muiksi viesteiksi. Viestintä jakaa tietoa aktiivisesti ja mahdollisimman reaaliaikaisesti. Suunnitelmallisuus Tavoite: Viestintä otetaan huomioon Oma Häme -valmistelun kaikissa vaiheissa. Viestintä on selkeää ja ymmärrettävää. Oma Hämeen viestintäsuunnitelma pidetään ajan tasalla Yhteisten viestintäkanavien käyttö sovitaan yhdessä. Yhteiset viestit, viestintätoimet, ja aikataulut suunnitellaan yhdessä sote-uudistuksen ja maakuntauudistuksen valmistelutöiden edetessä. 3

5 Valmistelun etenemisen myötä aineistoa ja materiaalia kertyy yhä enemmän. Suuret asia- ja aineistokokonaisuudet työstetään pienemmiksi, helpommin uutisoitaviksi ja käsitettäviksi osioiksi kuitenkin siten, että myös kokonaisuuden hahmottaminen on mahdollista. Viestintätoimista laaditaan mahdollisuuksien mukaan viestintäkalenteri, johon suunnitellaan etukäteen se, mitä tiedotetaan, miten, milloin ja miksi. Kalenteri on koko viestintäverkoston tiedossa ja käytettävissä. Maakuntauudistuksen alatyöryhmien työstä ja tuloksista viestiminen ohjeistetaan erikseen. Nopeus Tavoite: Kaikki saavat mahdollisimman nopeasti ajankohtaisen ja ajantasaisen tiedon valmistelun etenemisestä sekä odotettavissa olevista muutoksista ja niiden vaikutuksista. Oma Hämeen viestintä resursoidaan siten, että sen kautta voidaan viivytyksettä välittää ajankohtainen tieto valmistelutyön etenemisestä ja odotettavissa olevista muutoksista ja niiden vaikutuksista. Oma Häme -nettisivusto on ensisijainen viestinnän kanava, ja se pidetään aina ajan tasalla. Monikanavaisuus ja vuorovaikutteisuus Tavoite: Oma Hämeen nettisivusto on ensisijainen sote- ja maakuntauudistuksen viestintäkanava, jonne kaikki yhteinen viestintä on keskitetty. Sivusto on kaikkien uudistuksessa olevien organisaatioiden käytettävissä niiden oman viestinnän tukena. Oma Häme -nettisivusto erimuotoisine materiaaleineen (esim. blogit, vlogit) on aina ajan tasainen viestinnän väline, jonne valmistelutyön kaikki julkiset materiaalit kootaan viestinnällisesti sopivassa muodossa. Nettisivustoa täydennetään kulloinkin sopivalla muulla viestinnän välineellä, kuten sähköiset tiedotteet ( yksi uutinen ), uutiskirjeet ( useita uutisjuttuja ) sekä sosiaalisen median kanavat Facebook, Twitter ja YouTube. Uudistuksen ja valmistelutyön edetessä pidetään myös yhteisiä tilaisuuksia asukkaille, henkilöstölle, asiakkaille ja sidosryhmille sekä medialle. 4

6 Oma Häme -sivustoa sekä sähköisiä uutisia ja uutiskirjeitä markkinoidaan asukkaille, mukana olevien organisaatioiden henkilöstölle, asiakkaille ja sidosryhmille. Oma Häme -viestintä, henkilöstön edustajat ja viestintäverkosto pohtivat yhdessä käytettävissä olevia henkilöstön osallistamisen, vuorovaikutuksen ja kuulemisen keinoja. Tasapuolisuus Tavoite: sote- ja maakuntauudistuksessa asukkailla, mukana olevien organisaatioiden henkilöstöllä, asiakkailla ja sidosryhmillä on yhtenäinen, ajantasainen tieto kulloinkin meneillään olevasta valmistelun vaiheesta ja siitä, kuinka valmisteluun voi osaltaan vaikuttaa. Uutisointi on saman sisältöistä eri foorumeilla sekä julkisuudessa. Mukana olevien organisaatioiden viestijöillä ja johtajilla on käytettävissään ajantasainen, yhtenäinen viestintäaineisto. 4. Viestinnän kohderyhmät Sisäiset kohderyhmät Etelä-Suomen aluehallintovirasto Hämeen ELY-keskus Uudenmaan ELY-keskuksen liikenne ja infrastruktuuri -vastuualue Hämeen TE-toimisto Pelastuslaitos Hämeen liitto Kanta-Hämeen kunnat Kanta-Hämeen kuntayhtymät (FSHKY, KHSHP, Riihimäen seudun terveyskeskuksen ky) Ulkoiset kohderyhmät Media Asukkaat Asiakkaat Yhteisöt Yritykset 5

7 5. Viestinnän keinot ja kanavat Oma Hämeellä on seuraavat yhteiset viestinnän kanavat: omahäme.fi (uutiset, blogit, vlogit, muut videot, Oma tuuma, Henkilöstön kysymysvastaus-osio) Oma Hämeen some (Facebook, Twitter, YouTube) tiedotteet (MailChimp) uutiskirjeet (MailChimp; Oma Hämeen yhteinen uutiskirje, uutiskirje sote-henkilöstölle) kokoukset, tapaamiset, seminaarit, kuulemis- ja keskustelutilaisuudet printtiesitteet. 6. Vastuut ja roolit Oma Hämeen viestinnän vastuut ja roolit ovat seuraavat: Maakuntauudistus Valmisteluryhmän puheenjohtajalla/varapuheenjohtajalla on päävastuu viestinnän sisällöstä. Toinen projektipäällikkö (Riitta Turunen) vastaa yhteisen viestinnän suunnittelusta, yhteistyöstä ja koordinaatiosta. Maakuntauudistuksen viestintätiimi vastaa yhteisen Oma Häme -viestinnän käytännön toteutuksesta. Maakuntauudistuksen valmisteluryhmän jäsenet vastaavat kukin viestinnästä omalle taustaryhmälleen/organisaatiolleen. Viestintäverkoston jäsenet huolehtivat osaltaan viestinnästä ja tiedon kulusta organisaationsa johtajille ja henkilöstölle. Mahdollisten alatyöryhmien viestintävastuu ryhmän työstä ja tuloksista on ryhmän puheenjohtajalla. Alatyöryhmien viestintä ohjeistetaan erikseen. Sote-uudistus Projektipäälliköllä (Jukka Lindberg) on päävastuu viestinnän sisällöstä. Sote-tiimi vastaa viestinnän suunnittelusta, yhteistyöstä ja koordinaatiosta. Sote-tiimin viestintävastaava vastaa viestinnän käytännön toteutuksesta ja yhteistyöstä maakuntauudistuksen viestintätiimin kanssa. Ohjausryhmän ja projektiryhmän jäsenet vastaavat kukin viestinnästä omalle taustaryhmälle/ organisaatiolleen. Kuntien ja kuntayhtymien viestintäyhteyshenkilöt huolehtivat osaltaan viestinnästä ja tiedon kulusta organisaationsa johtajille ja henkilöstölle. 6

8 Alatyöryhmien viestintävastuu ryhmän työstä ja tuloksista on ryhmän puheenjohtajalla. 7. Tunnistetut riskit ja niiden hallinta Asiat tulevat julkisuuteen ennakoimattomasti, ja syntyy huhuja: Viestintä on ajantasaista, ennakoivaa, suunnitelmallista ja riittävästi resursoitua. Valmistelun ja materiaalien termit ovat vaikeita tai outoja ja viestit kapulakieltä: Viestintä toimittaa uutiset selkeälle suomen kielelle sopivan kokoisina osioina. Kaikki materiaali ja uutiset eivät ole julkisia ulkopuolisille, joten niitä ei siten voi laittaa Oma Häme -sivulle, mutta ne pitäisi kuitenkin saada henkilöstön tietoon: Rakennetaan yhteinen paikka vain sisäiselle, mukana olevien organisaatioiden henkilöstölle tarkoitetuille materiaaleille. Sosiaalisessa mediassa ei ehditä olla tarpeeksi eikä aina ehditä riittävän nopeasti reagoida ja oikaista vääriä tietoja: Varmistetaan riittävät viestinnän resurssit ja sovitaan somen seuraamisesta. Viestinnän vastuuhenkilöiden sijaistukset lomien ja muiden poissaolojen aikana eivät toimi: Sijaisuudet sovitaan ennakolta niin paljon kuin mahdollista, ja varmistetaan, että viestinnän sijaistusringissä on tarpeeksi monta henkilöä. 7