Esimiehen opas kehityskeskusteluihin. Irma Meretniemi

Transkriptio

1 Esimiehen opas kehityskeskusteluihin Irma Meretniemi Talentum Helsinki 2012

2 Copyright 2012 Talentum Media Oy ja Irma Meretniemi Kustantaja: Talentum Media Oy Kansi: Lapine Oy Taitto: Anni Palotie ISBN ISBN (sähkökirja) BALTO print, Liettua 2012 Palaute kirjasta:

3 Johdanto Esimiehen opas kehityskeskusteluihin on tarkoitettu kannustukseksi jokaiselle esimiehelle, jotta hän saisi kehityskeskusteluissa käyttöön kaiken taitonsa ja koko sydämensä. Keskustelujen tärkeänä tavoitteena on työntekijöiden tietojen, kykyjen, taitojen ja onnistumisenhalun rekrytointi yhteiseen projektiin tulevalle kaudelle. Kyse on samalla myös omien ihmisten ohjaamisesta sekä luvan antamisesta aloitteellisuuteen ja aktiiviseen toimeen tarttumiseen. Lisäksi kirjan on tarkoitus kannustaa esimiehiä keskustelujen laadun jatkuvaan parantamiseen niin, että kerta kerralta niiden taso nousee ja osapuolten tyytyväisyys tuloksiin kasvaa. Keskustelujen tuloksellisuus heijastuu organisaation ilmapiiriin, ihmisten yhteistyökykyyn ja johdon yleiseen asenteeseen. Niinpä jokaisen esimiehen kannattaa antaa parastaan keskusteluissa. Työntekijän kannalta kehityskeskusteluissa tavallaan kulminoituu se, mitä ja millainen organisaatio oikeasti on. Tosiasiassa siinä vaikuttaa myös esimiehen oma persoona, mutta usein ylimmän johdon rajaamissa toimintapuitteissa. Esimiestyön asiakkaiden, siis työntekijöiden, ajatukset miellyttävästä ja mahdollisuuksia antavasta työpaikasta ovat tärkeitä, kun organisaatio tarvitsee uusia työntekijöitä riveihinsä. Jokainen organisaatio toivoo saavansa mahdollisimman hyviä kykyjä joukkoihinsa. Myös taloudellisesti huonoina aikoina ihmiset pyrkivät jättämään sivuun yritykset, joiden maineessa on jossakin suhteessa toivomisen varaa. ESIMIEHEN OPAS 11

4 Miten yrityksen hyvän tai huonon maineen voi saada selville? Keskustelemalla ystävien ja tuttavien kanssa, panemalla liikkeelle laajan kyselyn ystäväpiirin ystäville sekä netin keskustelupalstoilta, koskivat ne sitten suoraan yrityksen henkilöstöpolitiikkaa tai esimerkiksi asiakaspalautteita. Kaikesta tästä saa kuvan organisaation johdon arvomaailmasta, eettisyydestä ja tavasta toimia. Kehityskeskustelujen onnistumisen aste tuo sekin oman lisänsä organisaatiosta syntyvään imagoon. Sen perusteella ihmiset tekevät omat johtopäätöksensä. Yksi kannuste tämän kirjan kirjoittamisen ja sisällön valintaan on ollut kokemukseni esimiesten valmentamisesta kehityskeskusteluihin. Toisena kannusteena on se, että olen valmentanut myös toimihenkilöitä näihin haastaviksi koettuihin tilanteisiin. Valmennusten yhteydessä ja niiden ulkopuolella käydyissä keskusteluissa on käynyt ilmi, että jos tietoa kehityskeskustelujen lähtökohdista ja tavoitteista ei ole riittävästi, ne tuntuvat usein johto on päättänyt -tilanteilta eivätkä niiden hyödyt itselle ole ilmeiset. Molempien osapuolten suhtautuminen ja kokemukset näistä yhteisistä sessioista ovat vaihdelleet positiivisesta negatiiviseen sekä odotusten täyttymisestä niissä pettymiseen. Koska esimiehellä on vastuu henkilöstön johtamisesta, hänellä on myös suurin vastuu keskustelujen koetusta onnistumisesta, toki unohtamatta sitä, että myös työntekijä on työyhteisön vastuullinen jäsen. Kirjassa esitetään lyhyt katsaus johtamisajattelun kehittymiseen tulosjohtamisen käytännön näkökulmasta. Saattaa olla hedelmällistä kerrata aihetta ennen keskuste- 12 JOHDANTO

5 lukauden alkua muistutukseksi siitä, mistä henkilöjohtamisessa on kyse: miten antaa työntekijöille mahdollisuus käyttää kykyjään mahdollisimman laajasti ja itsenäisesti. Näin ollen keskustelut ovat hyödyksi myös niille organisaatioille, jotka eivät varsinaisesti toteuta tulosjohtamisen periaatteita. Esimiehen kannattaa muistaa, ettei keskusteluja käydä vain siksi, että organisaation ylin johto on niin päättänyt. Niitä ei myöskään käydä siksi, että se sinänsä kuuluu asiaan. Keskustelujen aikana esimiehellä on tilaisuus kunnostautua henkilöstön johtajana, paneutua syvällisesti juuri kyseisen henkilön tilanteeseen, potentiaaliin ja henkilökohtaisiin uratoiveisiin. Keskustelujen tärkeä ellei tärkein tavoite on kartoittaa henkilöstön kyky ja halu vastata nykyisiin ja tulevaisuuden haasteisiin. Keskustelulla tulisi siten olla selkeä päämäärä, joka liittyy organisaation tulevaisuudenkuvan ja strategian toteuttamiseen. Kehityskeskustelu antaa lisäksi mahdollisuuden huolehtia siitä, että jokainen työntekijä on perillä siitä, mitä on tarkoitus saada aikaan, ja varmistaa, että oikea tieto on tavoittanut oman ryhmän jokaisen työntekijän. Keskustelun aikana on hyvä muodostaa kuva jokaisen yksilön tavoitteista ja urasuunnitelmista ja sen jälkeen koota niistä osaston kartta, jossa näkyy, mihin suuntaan kukin on menossa ja mikä osaston tai ryhmän suunnan pitäisi olla. Rauhoitettu kahdenkeskinen tilaisuus antaa esimiehelle ja työntekijälle mahdollisuuden tutustua toisiinsa tarkemmin, rakentaa yhteistä tasavertaista kumppanuutta, parantaa keskinäistä vuorovaikutusta sekä varmistaa, että molemmat ymmärtävät työn keskeiset asiat samalla tavalla. ESIMIEHEN OPAS 13

6 Tämän esimiehen oppaan tarkoitus on tuoda esille, mikä on kehityskeskustelujen idea osoittaa, kuinka kehityskeskustelut ovat kiinteä osa johtamistyötä ja johtamisjärjestelmää näyttää mitä hyötyjä keskusteluilla voidaan saavuttaa antaa eväitä keskustelujen käymiseen korostaa viestinnän ja vuorovaikutuksen merkitystä niin kehityskeskusteluissa, johtamisessa kuin ihmisten välisissä suhteissakin muistuttaa, että vain motivoituneena ihminen on innostunut, halukas ja kykenevä tekemään parhaansa ja ylittämään rajansa tuoda esille, että esimiehen ja työntekijöiden tasavertainen suhde rakentaa organisaatioon hyvää työilmapiiriä ja että sitä voidaan edistää myös onnistuneilla kehityskeskusteluilla. Opasta ei ole tarkoitus soveltaa orjallisesti, vaan sovittaa se omaa organisaatiota parhaiten palvelevalla tavalla. Huomioon kannattaa ottaa oman organisaation toiminta, tehtävien ja henkilöstön rakenne, perinne ja kulttuuri sekä tavoitteena oleva tulevaisuus. Kehityskeskustelu on prosessi, joka edellyttää keskustelijoilta aikuisuutta ja aitoa halua osallistua toiminnan kehittämiseen niin, että molempien osapuolten intressit otetaan huomioon. Se on samalla oppimisprosessi, jossa keskustelijat oppivat toisiltaan ja opettavat toisiaan. 14 JOHDANTO

7 Haluan kiittää lämpimästi Talentumin henkilöstöä, Liisa Poikolaista, jonka tuki on ollut erinomaista prosessin aikana, ja Suvi Aaltoa, jonka kanssa olemme sopineet käytännön toteutuksesta, sekä Heikki Hiltusta, jonka kanssa alun perin sovimme tästä projektista. Lisäksi haluan esittää kiitokset Suomen Tietokirjailijat ry:lle taloudellisesta tuesta kirjan laatimiseksi. Helsingissä Irma Meretniemi ESIMIEHEN OPAS 15