Porvoon kaupungin sisäisen tarkastuksen toiminta- ja arviointisuunnitelma vuodelle 2016

Transkriptio

1 1 (6) Porvoon kaupungin sisäisen tarkastuksen toiminta- ja arviointisuunnitelma vuodelle Toimintasuunnitelman tausta Kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa strategisten tavoitteiden saavuttamista ja perustehtävän laadukasta tuottamista kustannustehokkaasti, tuloksellisesti ja lain säännöksiä noudattaen. Sisäisen valvonnan järjestäminen on osa kunnan ja kuntakonsernin päivittäistä johtamista, toiminnan ohjaamista ja palveluiden laadun varmistamista. Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinta on prosessi, jonka avulla on mahdollista tunnistaa potentiaaliset tapahtumat jotka voivat vaikuttaa kaupungin kykyyn saavuttaa sille asetetut tavoitteet. Kuntalain 14 :n mukaan valtuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden tavoitteena on vahvistaa ja yhdenmukaistaa kuntakonsernin hyvää hallintoa ja johtamista, ja ne koskevat kaikkia kuntakonsernin toimielimiä ja tilivelvollisia viranhaltijoita sekä kaikkea kuntakonsernin toimintaa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta operatiivisena toimintana kuuluvat kaupunginhallitukselle, kaupunginjohtajalle ja muulle johdolle. Sisäinen tarkastus on osa kaupungin sisäistä valvontaa. Sisäinen tarkastus on muusta organisaatiosta riippumatonta arviointi-, varmistus ja konsultointitoimintaa, joka toimii suoraan kaupunginjohtajan alaisuudessa ja joka tukee muuta organisaatiota kaupungin strategisten päämäärien ja strategian toteuttamisessa. Sisäistä tarkastusta suoritetaan kaupunginjohtajan hyväksymien sisäisen tarkastuksen periaatteiden sekä vuosittaisen sisäisen tarkastuksen tarkastussuunnitelman mukaisesti. Sisäinen tarkastus ei korvaa sisäistä valvontaa, eikä se vähennä toimivan johdon velvollisuutta luoda riittävää ja toimivaa sisäistä valvontaa toimintaprosesseihin ja eri toimielimiin. Hyvin järjestetyssä hallinnossa riskienhallinta ja sisäinen valvonta ovat osa päivittäistä toimintaa. Kaupungin hallintosäännön mukaan sisäinen tarkastus arvioi objektiivisesti ja riippumattomasti sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja konsernivalvonnan järjestämistä ja tuloksellisuutta sekä esittää toimenpide-ehdotuksia järjestelmän jatkuvaksi kehittämiseksi.

2 2 (6) Sisäistä tarkastusta suoritetaan vuosittaisen sisäisen tarkastuksen tarkastussuunnitelman mukaisten arviointien lisäksi muiden tarpeelliseksi katsottujen arviointitehtävien muodossa. Sisäinen tarkastus seuraa, että sen antamia kehityssuosituksia noudatetaan ja että toimenpiteet ovat riittävän tehokkaat riskien hallitsemisen ja toiminnan kehittämisen näkökulmasta. Sisäisen tarkastuksen kohderyhmänä voivat olla kaikki kaupungin toimintoyksiköt sekä niiden toiminnot. Sisäinen tarkastus tekee yhteistyötä myös luottamusmiesorganisaation sekä ulkoisen tarkastuksen kanssa. Sisäisellä tarkastuksella ei ole päätösvaltaa, toiminnallista vastuuta tarkastettavien toimintojen suhteen eikä toimeenpano-oikeutta. Sisäisellä tarkastuksella on muuhun organisaatioon nähden neuvottelu- ja tiedonsaantioikeus.

3 3 (6) 2. Sisäisen tarkastuksen v toimintasuunnitelman toteutuminen 2015 Toimintasuunnitelman mukaiset tehtävät: Kehittäminen ja konsultointi Riskienhallintaprosessin kehittäminen Hankekäytännöt Tuottavuuden mittaaminen Konsernivalvonta: Konserniraportoinnin parantaminen ja asuntoyhtiöiden konsolidointihankkeeseen osallistuminen Raportoinnin kehittäminen, tiedolla johtamisen edellytysten parantaminen Arvio toteutuneesta Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet päätöksentekoon 3/2015. Perusteista viestiminen esimieskokouksissa ja muissa ryhmissä kevään aikana. Kahden pilottiyksikön riskienhallintaprosessin ohjattu toteuttaminen 11/2015 alkaen, työ jatkuu (Kiinteistöpalveluyksikkö ja Hankintapalvelut). Riskienarvioinnin välineen testaus ja suunnittelu (ZEF). Projektikäytänteiden laatiminen (vaatimukset mm. talouden suunnittelulle ja seurannalle) sekä pilotin toteuttaminen. Tuottavuuden mittaamisen mallien kartoittaminen, Kuntaliiton tuottavuusmittaushankkeen käyttöönoton valmistelu. Konserniraportointiin ei ole tehty muutoksia. Tavoite on kehittää konsernivalvonnan ja omistajaohjauksen käytäntöjä asuntoyhtiöiden konsolidoinnin yhteydessä. Yhdistämis- ja myyntiprosessin valmistelu v. 2015, täytäntöönpano v Tiedolla johtamisen kehittämishanke käynnistynyt 2015, mukana suunnittelu- ja määrittelytyössä. Arvioinnit Liikuntaselvityksen loppuun saattaminen Päätökseen 10/2015 Arvio toteutuneesta Tuntikehyksen ja ryhmäkokojen taloudellinen vaikutus (Koulutuspalvelut) Palveluhankintojen sopimusehtojen noudattamisen valvonta (Sote) resursoitu ja toteutettu muulla tavalla ei toteutettu, siirtyy myöhemmin toteutettavaksi

4 4 (6) Muut erikseen sovitut toimeksiannot ja keskeinen muu tekeminen elo-joulukuu 2015 (talousarvioon ja raportointiin liittyvät tehtävät) Taloussuunnittelupäällikön sijaistus Lahjoitusrahastojen tarkastus aloitettu 6/2015, saatetaan loppuun alkuvuonna 2016 Sisäisen vuokran kehittäminen Kehitystyö 11/2015-2/2016 Talouden ohjeistus ja valvonta (mm. ostolaskut, erillisohjeet, tietopyynnöt) jatkuvaa v 2015 Prosessien mallinnus Kompassin kassapalveluprosessit, vahingonkorvausprosessi Kaikkien kehittämistehtävien osalta työ jatkuu vuonna Suunnitelman mukaisten arviointitehtävien sijaan on toimeksiannosta priorisoitu muita tehtäviä. Syksyn 2015 ajan controller-toiminnon resurssi kohdistettiin taloussuunnitteluun ja -seurantaan. 3. Toiminta- ja arviointisuunnitelma v Suunnitelma on laadittu Porvoon kaupungin hallintosäännön ja kaupungin sisäisen tarkastuksen periaatteiden mukaisesti. Vuonna 2016 toiminta keskittyy edelleen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmän vahvistamiseen. Tarkastusten ohella controller osallistuu konserniohjaukseen liittyvien käytänteiden kehittämiseen sekä valmistelee sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevia arviointi- ja seurantavälineitä. Sisäisen valvonnan lisäksi tehtäviin sisältyy tietojohtamisen edellytysten parantaminen talouden vastuualueella. Tietojohtamisen edellytyksiä kehitetään osana vuosikellon mukaista talouden suunnittelua, ohjausta ja seurantaa sekä erillisessä määrittelyprojektissa. Toimintasuunnitelmaa voidaan tarvittaessa päivittää kaupunginjohtajan ja sisäisen tarkastajan sopimalla tavalla. Suunniteltujen arviointien lisäksi voidaan toteuttaa ennakoimattomia arvi-

5 5 (6) ointeja sisäisen tarkastuksen periaatteiden mukaisesti. Tämän johdosta osa vuodelle 2016 suunnitelluista tehtävistä voi siirtyä toteutettavaksi myöhemmin Kohteet 1. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmä raportoinnin kytkeminen ohjaukseen ja seurantaan itsearviointimenetelmän suunnittelu ja koordinointi Tarkastukset: 2-3 kohdetta riskilähtöisesti Keskeneräisen tarkastuksen loppuun saattaminen Kaupungin rahoitukseen liittyvän prosessin läpikäynti ja riskienhallinnan varmistaminen Hankintoihin liittyvä tarkastus, rajaukset määritellään myöhemmin Soten sopimusehtojen noudattamisen valvonta mahdolliset ennakoimattomat tarkastuskohteet 2. Omistajaohjaus ja konsernivalvonta osallistuminen omistajapoliittisten tavoitteiden laatimiseen 3. Tiedon tuottaminen ja analysointi ohjauksen ja päätöksenteon tueksi Seurantaraportointi (sisäinen valvonta ja riskienhallinta, konsernivalvonta) Tuottavuuden mittaaminen

6 6 (6) Taloustiedon hallinta Tiedon tuottaminen talousseurannan tietotarpeisiin Talouden tietotarpeiden määrittely (laskennan ohjaus, mittarit, välineet) 3.2. Vastuu arviointien toteuttamisesta ja sisäisen tarkastuksen resurssit Kaupungin sisäisestä tarkastuksesta vastaa controller. Controller on oikeutettu saamaan kaupungin tehtäväalueilta tehtäviensä hoitamisen kannalta tarvittavaa apua Raportointi Tarkastuksista raportoidaan sisäisen tarkastuksen periaatteiden edellyttämällä tavalla Voimassaoloaika Suunnitelma on voimassa Suunnitelmaa voidaan tarvittaessa päivittää kaupunginjohtajan ja controllerin sopimalla tavalla Tiedoksi antaminen Suunnitelma annetaan tiedoksi tilintarkastajalle, tarkastuslautakunnalle, kaupungin hallitukselle ja kaupungin johtoryhmälle. Kaupunginjohtaja Jukka-Pekka Ujula