COBITilla tietohallinnon prosessien ja projektien tehokkuus kuntoon

Transkriptio

1 1 COBilla tietohallinnon prosessien ja projektien tehokkuus kuntoon Valtiontalouden tarkastusviraston ja tietosuojavaltuutetun toimiston -foorumi (Helsinki, ) Juhani Heikka vs. tietohallintojohtaja Oulun kaupunki Keskushallinto Viestintä

2 avoitteita tietohallinnon toiminnalle ietohallinnon visio Oulu on pohjoisen Euroopan edistyksellisin tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntävä kaupunki joka toimii innovatiivisena kumppanina muiden yhteisöjen kanssa Oulussa on asiakkaiden tarpeista lähtevät Suomen kehittyneimmät sähköiset palvelut ietohallinnon strategiset päämäärät Kaupunkikonsernin tuottavuuden, taloudellisuuden sekä palveluiden vaikuttavuuden tehostaminen tieto- ja viestintätekniikan avulla Konsernin tietohallinto toimii tilaaja-tuottajamallin mukaisesti ietohallinto mahdollistaa asiakkaiden tarpeista lähtevät palvelut Kaupungin henkilökunta on tietoteknisiltä taidoiltaan osaamisen edelläkävijä Oulu on aktiivinen valtakunnallinen verkostoituja ja sähköisten palvelujen edistäjä Konsernin tietoturva on hyvällä tasolla Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka

3 Mihin COBia tarvitaan? 1) SREGÄHÖSYYS: eknisen osaamisen sijaan tietohallinnolta edellytetään entistä enemmän strategista liiketoimintaosaamista "Vähennämme koko ajan tekniikkaan, ylläpitoon, infrastruktuuriin ja laitteisiin liittyviä resursseja. Puhtaan tekniikan sijaan entistä useampi työskentelee strategian ja prosessien parissa (Mark Hennessy, CO, BM) 2) KSSEOSS: Jokaisen investoinnin pitäisi vähentää kustannuksia tai lisätä toiminnan tehokkuutta. Elinkaarikustannukset: investointi, käyttötalous ja muut käyttöön liittyvät kustannukset 3) : JOHME: Yhä suurempi osa toiminnoista tulee joko ulkoisten kumppanien kautta tai palveluna. Merkittävä osa tietohallinnoista fokusoituu uudelleen palveluiden välittäjiksi sen sijaan, että itse tuottaisivat suoraan palveluita 2015 yli 75% infrastruktuurista ostetaan käyttäjäpohjaisena palveluna (Gartner) ietohallinnossa tarvitaan riittävääteknistäja substanssiosaamista, jotta (liike)toiminnan tarpeet saadaan muunnettua ulkoaostettaviksi palvelukokonaisuuksiksi Verkostojen ja kumppanuuksien kautta saadaan parhaat asiantuntijat organisaation käyttöön ilman rekrytointitarvetta (vrt. KPK C) Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka

4 Konsernin toiminnan ja palveluiden kehittäminen EOHO 1) oiminnan tavoitteet tehokkuus ja tulos jatkuvuus lakien ja säännösten mukaisuus 2) settavat vaatimuksia prosesseille tavoitteet mittaaminen ohjaus ja seuranta 3) Joita toteuttavat resurssit ihmiset informaatio sovellukset infrastruktuuri 4 EOEKKK Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka

5 COBin käyttöönoton vaiheet eoriasta käytäntöön... ietohallintotiimin perustaminen epsin yhteinen COBkoulutus Q1/2008 COB-prosessien mukauttaminen kaupungin toimintamalliin Q2/2009 Ydinprosessien jalkauttaminen kentälle ja vaikuttavuuden mittaaminen Q1/2010 Perehtyminen & koulutus Suomentaminen Ouluntaminen uotteistaminen & käyttöönotto Jalkautus & sitouttaminen COB-prosessit dokumentoitu Q3/2008 Palvelukuvaukset, työohjeet ja menetelmät, työkalut Q4/ Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka

6 Perehtyminen: Mitä COB sisältää? Prosessikuvaukset ja prosessien yhtymäkohdat Æ lähtötiedot ja lopputuotteet avoitteet ja mittarit Æ :n ja palvelujen hallittavuus Prosessien ja tietohallinnon kypsyysaste Æ toiminnan hallittu tehostaminen Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka

7 Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka Suomentaminen ja Ouluntaminen

8 ietohallinnon johtamisprosessi: -budjetointi Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka

9 yöpohjat ja lomakkeet HKOJE H KOKOSKV Prosessien mallintaminen, JHS 152 ESSEVYS JHS 172 utomatisoitav. ratkaisujen tunnistaminen, JHS 171 Markkina analyysi Kustannus hyötyanalyysi Vaatimustaulukko, JHS 173 PME arjouspyyntö, JHS 166 ekninen kilpailuttaminen Vertailu ja päätös KÄYÖÖOO oimittaja ja sopimustenhallinta, JHS 174 Käyttöönottosuunnitelma Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka

10 uotteistaminen Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka

11 palveluiden johtaminen, sopimus ja toimittajahallinta Muutoksenhallinta, vaikutusten arviointi ja muutossuunnitelmat E O R V + R S K E H D H rkkitehtuurit Kehittämissuunnitelma budjetointi Kustannus hyötyanalyysi osaamisen kehittäminen projektien hallinta, sisäiset projektit ekninen kilpailuttaminen utomatisoitujen ratkaisujen tunnistaminen Esiselvitys Vaatimusmäärittely taulukko arjouspyyntö Käyttöönottosuunnitelma Vertailu ja päätös Markkina analyysit Prosessien mallintaminen S E + H K S E + H K + J O H M E S E Kehittäminen oimiva Konserniohjaus EOHO PVEJS siantuntijatyö: tietoturva, arkkitehtuuri, prosessien kehittäminen, tietojohtaminen, laadunhallinta, integraatiot avaintehtävät Käyttöönotto Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka

12 Jalkautus ja sitouttaminen: Case -budjetointi toimintoihin käytettävien määrärahojen sekä sopimusten koordinointi on keskitetty tietohallintotiimille (v 2009) tiliöintimuutokset Jokaisesta investoinnista sekä käyttötalousmenojen muutoksesta tulee esittää kustannushyöty ja vaikuttavuusanalyysi isäksi kustannuksia aiheuttavien toiminnallisten muutoksien vaikuttavuudet täytyy pystyä mittaamaan ja käytettävät mittarit tulee esittää budjetointivaiheessa Esimerkiksi: takaisinmaksuaika, säästetyt htv:t, laatuvaikutukset ietohallinto priorisoi budjetointivaiheessa esitettyjen investointien toteutuksen ja seuraa niiden toteutumista rviointikriteeristö yhteneväinen kansallisten kriteerien kanssa (SDe) Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka

13 Yhteenveto ja kiitokset;) ehokkuutta prosesseihin ja projekteihin - Strategialähtöisyyden varmistaminen - Kokonaisvaltainen konserniohjaus - Yhteiset toimintamallit ja parhaat käytännöt - Kehityksen kytkeminen osaksi kokonaisuutta - oiminnan tavoitteellisuus - Elinkaariajattelu ja :n johtaminen Oulun kaupunki ietohallinto Juhani Heikka