Microsoft Lync Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy

Transkriptio

1 Microsoft Lync 2013 Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy Ohjeen nimi Microsoft Lync 2013 Vastuuhenkilö Mari Jokiniemi ja Sirpa Kemppainen Voimaantulo Päätös Päivitetty Päivittäjä Mari Jokiniemi ja Sirpa Kemppainen Päivitetty Päätös Päivitetty Päätös

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 KÄYTTÖLIITTYMÄ 2 2 HENKILÖHAKU 3 3 LYNC VIESTINTÄTAVAT Pikaviestintä sekä ryhmäkeskustelu Puheluun tai pikaviestiin vastaaminen Puheluun tai pikaviestin päättäminen Soittaminen tai pikaviestin lähetys ryhmälle Henkilöiden lisääminen keskusteluun Pikakokous Tallentaminen 9 4 JAKOTAVAT Työpöytäjako Ohjelman jakaminen PowerPoint PowerPointin esittäminen 14 5 PERUSASETUKSET Yleiset asetukset Henkilökohtainen Äänilaite Videolaite 18 6 LYNCIIN KIRJAUTUMIEN KOTOA 19

3 1 Lync on viestintäratkaisu, joka mahdollistaa tehokkaan ja nopean kommunikoinnin ajasta ja paikasta riippumatta. Viestintämuotoina voidaan käyttää pikaviestiä sekä Lync-puhelua videokuvan kanssa. Lyncin kautta voidaan järjestää niin pienimuotoisia kuin suurempiakin kokouksia ja palavereja. Lyncin kautta voidaan osallistujille jakaa työpöytää tai esim. Powerpoint esitys. Lync on käytettävissä läsnä olevilla opiskelijoilla Mamkissa ja Kyamkissa. Myös henkilökunta käyttää Lynciä. Jos sinulla on työasemallesi asennettuna Lync, se avautuu ilman erillistä kirjautumista, kun olet kirjautunut omilla tunnuksillasi tietokoneelle sekä sähköpostiisi. Mikäli avaat yhteyden WebApp liittymällä ja koneella, johon ei ole Lynciä asennettu, pääset kirjautumaan Lynciin sisään omalla tunnuksella jolla kirjaudut tietokoneelle. Ohje lopussa.

4 2 1 Käyttöliittymä Huomautusruutu Omat tiedot, tila ja sijainti Asetukset Henkilön etsiminen Ryhmä ja sen jäsenet Ääniasetukset

5 3 2 Henkilöhaku Voit hakea henkilöitä organisaation sisäisesti tai organisaation ulkopuolelta. Yhteyshenkilöt ovat niitä henkilöitä, joihin olet eniten yhteydessä. Henkilöiden haku sukunimen perusteella 1. Kirjoita lisättävän henkilön sukunimi Lyncin pääikkunassa olevaan hakukenttään. 2. Hakutuloksen jälkeen valitse henkilö, jonka tahdot lisätä yhteystietoihin napsauttamalla yhteystietoa kerran. 3. Tämän jälkeen klikkaa hiiren oikealla ja vie hiiri listassa Lisää yhteystietoluetteloon -kohdan päälle ja valitse esimerkiksi Muut yhteystiedot tai joku muu yhteystietoryhmä, jonka olet luonut.

6 4 3 Lync viestintätavat Viestintätavat voidaan jaotella neljään erilaiseen toimintoon: pikaviestintä, ryhmäkeskustelu, pikakokous ja suunniteltu kokous. 3.1 Pikaviestintä sekä ryhmäkeskustelu Pikaviestintätavalla ei voi etukäteen viedä kokoukseen tiedostoja ja pikaviestinnän jälkeen tiedostoihin ei pääse käsiksi ellei niitä tallenna itselle pikaviestinnän aikana. Myöskään pikaviestintää ei voi nauhoittaa. Pikaviestintä voidaan aloittaa kahdella eri tavalla. Pikaviestintä tapa 1: Klikkaa hiiren oikealla yhteystiedon päällä valitse jokin seuraavista toiminnoista: - Lähetä pikaviesti - Puhelu - Aloita videopuhelu - Lähetä sähköpostia Pikaviestintä tapa 2: Tai kaksoisklikkaa yhteystiedon päällä jolloin avautuu erillinen ikkuna (kuva seuraavalla sivulla), josta pääset valitsemaan toiminnon, jonka haluat toteuttaa.

7 5 Pikaviestin kirjoittaminen: 1. Kirjoita viesti viesti-ikkunan alaosassa olevaan tekstikenttään ja paina Enter-näppäintä. Lähettämäsi viestin ja siihen tulevan vastauksen näet yläpuolella olevasta kentästä 1 2. Soita yhteyshenkilölle napsauttamalla Puhelin-kuvaketta Puheluun tai pikaviestiin vastaaminen Kun joku soittaa tai lähettää viestin sinulle, näet näytön oikeasta alareunasta (katso alla olevat kuvat), kuka on langan toisessa päässä, jolloin tee jokin seuraavista toimenpiteistä Jos haluat vastata puheluun tai viestiin, napsauta mitä tahansa kuvan kohtaa. Valitse Ohita, jos et halua vastata puheluun Valitse Asetukset, jos haluat tehdä jotain seuraavista: o Aseta tilaksesi Älä häiritse, tai (vastaa viestillä jos on kyse puhelusta) jos haluat hylätä puhelun ja olla vastaamatta tuleviin puheluihin. Viestin kuvake oikeassa alareunassa Puhelun kuvake oikeassa alareunassa

8 3.1.2 Puheluun tai pikaviestin päättäminen 6 Viestit suljetaan Sulje-painikkeella (kuvan harmaa rasti) ja puhelun voi päättää punaisen luurin kuvakkeesta. Jos päätät punaisesta luurista jää pikaviestintä eli kirjoitustila auki Soittaminen tai pikaviestin lähetys ryhmälle Kun sinulla on olemassa ryhmä ja siinä yhteyshenkilöitä, voit ottaa videopuhelun koko ryhmälle kerralla. Lync kutsuu ryhmän jäsenet automaattisesti neuvotteluun. 1. Ryhmälle voit soittaa klikkaamalla hiiren kakkospainikkeella ryhmänimen päällä ja valitsemalla alaspudostusvalikosta Aloita videopuhelu. 2. Ryhmälle voit lähettää pikaviestin valitsemalla alaspudotusvalikosta Lähetä pikaviesti Henkilöiden lisääminen keskusteluun Keskusteluun tai puheluun voit kutsua lisää käyttäjiä painamalla Lisää osallistujat kuvaketta. Sinulle avautuu uusi ikkuna, jossa näet keskusteluun tai puheluun osallistujat. Käyttäjiä voit kutsua keskusteluun tai puheluun lisää seuraavasti:

9 7 1. Klikkaa Kutsu lisää käyttäjiä. Sinulle avautuu uusi ikkuna (2), jonka kautta voit hakea haluamaasi henkilöä Kirjoita etsittävän henkilön nimi kenttään. Valitse oikea henkilö klikkaamalla henkilön nimeä. Paina OK. Alla olevassa kuvassa on kolme henkilöä mukana keskustelussa.

10 3.2 Pikakokous 8 Pikakokous eroaa pikaviestinnästä siinä suhteessa, että pikakokouksen voi tallentaa. Pikakokoukseen ei kuitenkaan pääse jälkikäteen katsomaan tiedostoja, joita on jaettu (jos et niitä ottanut talteen kokouksen aikana). Klikkaa pienestä alaspäin nuolesta ja valitse Pikakokous. Pikakokoukseen pääset klikkaamalla ratas -kuvakkeen vierestä alaspäin osoittavaa nuolta ja valitsemalla avautuvasta valikosta Pikakokous. Valittuasi pikakokouksen sinulle avautuu alla oleva näkymä. Lisää henkilöt, joiden kanssa tahdot pitää pikakokouksen, klikkaamalla Osallistujat-painiketta.

11 9 Valitse alla olevasta kuvasta kohdasta Kutsu lisää käyttäjiä (valitse listasta tai etsi lisää henkilöitä). Kun kutsuttu käyttäjä on paikalla kuuluvat äänet automaattisesti Tallentaminen Pikakokoukset voi tallentaa. Katso tarkemmat ohjeet kohdasta Kokouksen tallentaminen. Tarkemmat ohjeet tulossa!

12 10 4 Jakotavat Lyncin kokouksessa ja pikaviestinnässä voi jakaa materiaalia monella tavalla. Jakotoimintoihin pääset valitsemalla näkymän alareunasta Jaa kuvaketta (näytön kuvake). 4.1 Työpöytäjako Valittuasi Työpöytä jaon sinulle tulee varoitusikkuna, jonka voit hyväksyä painamalla OK tai peruuttaa.

13 Työpöytäjaossa varsinainen Lync ikkuna pienenee näytönalareunaan. Voit sammuttaa jaon avaamalla Lync-ikkunan ja painamalla Lopeta esittäminen-painikkeesta. 11 Tai jaon aikana näytön yläreunassa on erillinen hallintapalkki mistä voit luovuttaa esitysvuoron toiselle käyttäjälle tai lopettaa työpöydän esittämisen.

14 Ohjelman jakaminen Voit valita minkä tahansa avoinna olevan ohjelman/ohjelmat ja esittää ohjelma(t) klikkaamalla valinnan ja tämän jälkeen esitä.

15 13 Tämän jälkeen tulee ilmoitus jossa muistutetaan, että olet esittämässä valitut sivut. Voit vielä perua tai sitten OK-painikkeella jatkaa eteenpäin. Tämän jälkeen näkyy valittu ohjelma ja valitun ohjelman yläreunassa näkyy hallintapalkki. Voit lopettaa ohjelman esittämisen klikkaamalla Lopeta esitys-painikkeesta tai luovuttaa ohjelman jonkun toisen käyttäjän hallintaan.

16 PowerPoint Näyttääksesi PowerPoint esityksen valitse jaoksi PowerPoint ja etsi tiedosto tietokoneeltasi ja klikkaa Open-painiketta. Tämän jälkeen Lync lataa PowerPointtia esitettäväksi. Tämä vaihe voi kestää riippuen tiedoston koosta PowerPointin esittäminen Voit laittaa näkyviin pienet kuvakkeet tai muistiinpanot alla olevasta kuvan punaisella merkitystä kohdasta.

17 5 Perusasetukset 15 Löydät Lyncin asetukset klikkaamalla alla olevan kuvan kohdasta pientä rattaan kuvaketta. 5.1 Yleiset asetukset Yleiset asetukset -ikkunassa voit määrittää pikaviestien muotoilun ja valita muita yleisiä Lync-asetuksia. Voit tarkistaa omat asetuksesi alla olevan mukaiseksi: 1

18 5.2 Henkilökohtainen 16 Henkilökohtaiset asetukset -ikkunassa näet kirjautumisasetukset, mitä tietoja haluat näyttää muille Lyncissä ja kuinka haluat Lyncin olevan yhteydessä muihin Office-ohjelmiin. 2 Omatili Valitse Käynnistä Lync automaattisesti, kun kirjaudun Windowsiin -valintaruutu, jos haluat tehostaa työskentelyn aloittamista avaamalla Lyncin ja kirjautumalla siihen sisään automaattisesti joka kerta, kun kirjaudut sisään Windows-käyttöjärjestelmään. Jos et halua kirjautua sisään automaattisesti varmista, että tämä valintaruutu ei ole valittuna. Valitse seuraavaksi Näytä Lync edustalla, kun se käynnistyy -valintaruutu, jos haluat Lyncin pääikkunan avautuvan muiden ikkunoiden päälle. Jos tätä asetusta ei ole valittu, Lync-kuvake näkyy Windowsin ilmaisinalueella Lyncin avautuessa. Omien tietojen hallinta-asetusten määrittäminen Voit määrittää, miten Lync toimii muiden Microsoft Office -ohjelmien kanssa käyttämällä kohdassa Omien tietojen hallinta olevia asetuksia.

19 Näytä kuvat 17 Näytä kuvat kohdassa voit valita haluatko nähdä muiden kuvia. Jos haluat nähdä muiden kuvat Lyncissä, Näytä yhteyshenkilöiden kuvat -kohdassa tulee olla valintaruutu. Jos et halua nähdä valokuvia Lyncissä, poista tämän valintaruudun valinta. (Kuvien piilottamisen avulla näet enemmän yhteystietoja yhteystietoluettelossasi.) 5.3 Äänilaite Valitse laite, jota haluat käyttää äänipuheluihin -kohdasta voi valita käytettävän äänilaitteen. 3 Pöytäkoneessa esimerkiksi voi olla vaihtoehdot näin: 1. Jos käytössäsi on Headset 2. Jos käytössäsi on tietokoneen kaiuttimet ja mikrofoni 2 1

20 5.4 Videolaite 18 Jos on ongelmia videokuvan näkymisessä, tulee täältä asetuksista tarkastaa onko valittuna se kamera, jota tahdot käyttää (kuvan esimerkissä Logitech). 4 Yllä olevassa kuvassa oletuksena on ollut HP HD Webcam (Fixed), joka on kannettavan tietokoneen sisäänrakennettu kamera ja kuvan esikatselu näkyy mustana, koska kannettavan koneen kansi on suljettu (kone telakassa).

21 19 6 Lynciin kirjautumien kotoa Sing-in address -kohtaan opiskelijat kirjoittavat: Mamkin tunnus@edu.mamk.fi ja Kyamkin opiskelijat tunnus@student.kyamk.fi. Klikkaa Sing In-painiketta. Tämän jälkeen tulee palomuurin suojausvaroitus. Valitse Allow access-painike.

22 Tämän jälkeen tulee alla oleva ikkuna. Klikkaa Connect-painikkeesta. 20 Pvm. Muutetut luvut /sivut Kuvaus xx.xx.xxxx