Muutosjohtaminen Kiekuhankkeessa

Transkriptio

1 Muutosjohtaminen Kiekuhankkeessa Seija Friman Kieku-info Tilaisuus, Esittäjä

2 Muutosjohtamisen kokonaisuus mistä muutosjohtamisessa on kyse? Muutosjohtamisen suunnittelu ja organisointi Miten aiomme johtaa muutosta? Muutosjohtamisen resurssit ja vastuut Muutosjohtamisen suunnitelma Muutosjohtamisen toimenpiteiden raportointi ja seuranta Sidosryhmien hallinta Keitä muutos koskettaa ja miten heidät tulisi huomioida? Sidosryhmien analysointi ja toimenpiteiden suunnittelu Tarvittavien verkostojen luominen ja ylläpito (esim. muutosagentit) Johdon tukeminen ja sitouttaminen Muutosta tukevien tilaisuuksien järjestäminen ja fasilitointi Henkilöstöriskien hallinta Mitkä asiat ovat muutoksessa kriittisiä ja mitä niiden epäonnistuminen voi henkilöstössä aiheuttaa? Miten voimme varautua niihin? Henkilöstöriskien tunnistaminen Toimenpiteiden suunnittelu Henkilöstöriskikartan ylläpito ja seuranta Muutosvaikutusten hallinta Mitä konkreettisia vaikutuksia hankkeella on toimintaamme ja rooleihimme? Muutosvaikutusten arviointi eri sidosryhmille (esim. prosessikuvausten avulla) Muutoksen mukanaan tuomien uusien roolien ja vastuiden määrittely Muutosvalmiuden arviointi (esim. haastattelut, kyselyt) Muutoksen mittaaminen Muutosviestintä Mitä tietoa kukin kohderyhmä tarvitsee; mitä ja miten aiomme heille viestiä? Muutosvision ja keskeisten viestien määrittely Viestintäkanavien määrittely Viestintäsuunnitelman tekeminen ja toimenpiteiden aikataulutus Viestintämateriaalin tuottaminen (esim. esityspaketit) - 2 Koulutus ja osaamisen siirtäminen Mitä osaamista kukin kohderyhmä tarvitsee ja mitä koulutusta heille järjestämme? Koulutusstrategian ja koulutussuunnitelman tekeminen Kouluttajien koulutukset Koulutusten hallinnoinnin ja järjestelyjen suunnittelu Osaamisen siirron suunnittelu Tilaisuus, Esittäjä - 2

3 Kiekun muutosjohtaminen keskittyy organisaatiotason muutoksen johtamiseen Organisaatiotason muutos Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien muutokset Seurantakohdemuutokset Palvelukeskusmallin hiominen Uudet työroolit ja töiden jakaminen uudella tavalla Järjestelmän ja prosessien muutosvaikutukset organisointiin Esimies Esimiehen tehtävänä on konkretisoida organisaatiotason muutokset yksilötasolle ja toteuttaa muutokset käytännössä Yksilötason muutos Tehtävänkuvan muutokset Töiden jakaminen uudelleen (eläköityminen jne.) Uudet työkalut Muut organisaatiossa tapahtuvat muutokset (yksilö näkee kaikki muutokset yhtenä kokonaisuutena) Kieku tekee Virastossa tukea esimiehille Tilaisuus, Esittäjä 3

4 Kiekun tarjoama muutoksen tuki Muutoksen johtamisen tuki Johdon ja avainhenkilöiden työpajat Muutosvalmiuskysely, muutossuunnitelma-malli, muutostarkistuslista, johdon haastattelupohja, viestintäsuunnitelmapohjat Tilaisuudet, koulutukset ja työpajat Yhteistyötapaamiset. Infotilaisuudet, verkostotapaamiset Prosessi- ja toimintatapa koulutukset, järjestelmäkoulutukset Projektityön tuki Prosessityöpajat, työroolityöpajat Henkilöiden kytkeminen työrooleihin ja koulutuksiin Materiaalit ja työpohjat, tiedon hakeminen Koulutusmateriaalit SAP Productivity Pak Käsikirjat Valmiit esitysmateriaalit, materiaalipankki Tekijän nimi

5 Käyttöönoton vaiheet: Valmistelu Vaihe Kesto Vaiheen päättyessä virastossa tulisi olla: Valmistelu Vaihtelee 6-12 kk Tavoitteet ja tuottavuuden seuranta määritelty Muutosjohtamisen ja -viestinnän suunnitelmat laadittu Alustava koulutussuunnitelma laadittu Kiekun työroolit ja prosessit esitelty (taha/heha -työskentelyn kautta) Vaiheen osapuolet, keskeiset muutosjohtamisen tehtävät, työskentelytapa Osapuoli Käyttöönottava organisaatio Vaadittavat lopputuotokset Hanke ja hankkeen tarjoamat työpohjat Muutosjohtamisen tehtävät Muutoksen kohderyhmäanalyysi, keskeisten muutosten tunnistaminen eri kohderyhmille ja viestintäkanavien analysointi (mahd. työpaja) toimii pohjana muutosjohtamisen suunnittelulle Tuottavuuden lähtötason ja nykyjärjestelmien kustannusten dokumentointi Kieku-infotilaisuus: Kiekun ja sen mukanaan tuomien muutosten esittely viraston henkilöstölle Muutosjohtamisen sekä -viestinnän suunnitelmien laadinta Muutosvalmiuskyselyn toteuttaminen Johdon haastattelujen toteuttaminen (erit. jos ei tehty ns. esivalmisteluvaiheessa) Johdon työpaja käyttöönottoprojektiin valmistautumisesta (ml. riskianalyysi) (erit. jos ei tehty ns. esivalmisteluvaiheessa) Muutosagenttien tunnistaminen ja verkoston pystyttäminen Koulutusten hankintaan liittyvät päätökset ja alustava suunnittelu (koulutettavien määrä) Muutosjohtamisen suunnitelma laadittu (sis. viestintä- ja koulutusasiat) Tarjoaa tuki- ja pohjamateriaalit yllä listattujen tehtävien toteuttamiseen: Nykyjärjestelmien kustannukset Kohderyhmäanalyysi_keskeiset muutokset_kohderyhmäsuunnitelma_pohja Viestintäkanavien analyysi_pohja Viestinnän toimenpidesuunnitelma_pohja Muutosjohtamisen projektisuunnitelma_pohja (sis.viestinnän suunnitelman) Muutosjohtamisen työsuunnitelma_pohja Johdon_työpaja_valmisteluvaiheessa Riskiarvioinnin työkalu Johdon_haastattelut_pohja Muutosvalmiuskysely_pohja Muutosagenttien määrittely_ohje Tarjoaa fasilitointitukea työpajojen toteuttamiseen Vastaa yhdessä viraston kanssa koulutusten alustavasta suunnittelusta Vaiheen työskentelytavat: Itsenäinen työskentely, työpajat, kysely ja haastattelut

6 Käyttöönoton vaiheet: Eroanalyysi Vaihe Kesto Vaiheen päättyessä virastossa tulisi olla: Eroanalyysi 1,5 kk Kiekun mukanaan tuomat keskeiset muutokset tulleet tutuksi projektin ydinryhmälle (sekä taha/heha- työskentelyn että muutosjohtamisen työskentelyn kautta) Koulutussuunnitelma laadittu Viestintämateriaalia muutoksesta tehtynä Vaiheen osapuolet, keskeiset muutosjohtamisen tehtävät, työskentelytapa Osapuoli Käyttöönottava organisaatio Vaadittavat lopputuotokset: - Hanke Muutosjohtamisen tehtävät Käynnistetään Kiekun mukanaan tuomien toimintatapamuutosten tunnistaminen Johdon työpaja (kick-off käyttöönottoprojektiin) (toteutetaan riippuen edellisten vaiheiden johdon työpajoista) Määritellään vaikutukset työn organisointiin ja työnjakoon käyttöönottavan organisaation ja palvelukeskuksen välillä Käynnistetään viestintämateriaalien laatiminen tunnistettujen erojen pohjalta Esimiesten ja virkamiesten koulutusten suunnittelu (mahd. yhteistyössä HAUSin kanssa): roolit ja vastuut virkamiesten ja esimiesten koulutusten osalta ammattikäyttäjien koulutussuunnitelma koulutusten aikataulu, koulutettavat ryhmät, materiaalien läpikäynti, kouluttajat, koulutusten pitopaikat Muutosagenttien seurantatilaisuus ja/tai keskustelut Toteutetaan aiemmin laadittuja muutosjohtamisen ja viestinnän työsuunnitelmia Tarjoaa yleismateriaalia pohjaksi virastokohtaisen viestintämateriaalin laatimiselle Tarjoaa fasilitointitukea ja tuki- ja pohjamateriaalit yllä listattujen tehtävien toteuttamiseen: Johdon työpaja_kick off käyttöönottoprojektiin Muutosagenttien tapaamisen aiheita_eroanalyysivaihe Toimintatapamuutosten läpikäynnin materiaali Heha Toimintatapamuutosten läpikäynnin materiaali Taha Vastaa koulutussuunnitelman laatimisesta yhdessä viraston kanssa

7 Ota yhteyttä Nettisivujen palautelomakkeella voit tilata itsellesi kerran kuukaudessa ilmestyvän Kieku-uutiskirjeen.